[點晴模切ERP]最全面的物料編碼原則，建議收藏！
物料編碼的用途：
結(jié)合企業(yè)信息系統(tǒng)支持的水平，將過去手工編碼與現(xiàn)代化信息系統(tǒng)共享結(jié)合并做到揚長避短，幫助用戶快速查詢、檢索、錄入，易讀，易記和易識別是我們物料編碼的基準。
一、考慮物品分類需求 根據(jù)企業(yè)物料數(shù)據(jù)級別，分別針對成品與原材料制定相應的編碼規(guī)則，如大、中、小三級分類（具體使用幾級，每級幾位容量據(jù)企業(yè)物料特征分析），再輔之以流水號，一般常規(guī)企業(yè)都夠用了！ Eg，以大、中、小三級分類為例，其中大類在1位數(shù)（10以內(nèi)），中、小類根據(jù)情況可又是一位或二位（100以內(nèi)），流水號5位，即支持企業(yè)最多十萬個分類，每個小類十萬的物料編碼容量，一般常規(guī)企業(yè)綽綽有余了！在應用中，一般企業(yè)員工一周內(nèi)即可對企業(yè)分類熟記于心，當員工在錄入或查詢時通過輸入前面幾位分類代碼，再加上一個通配符即可快速定位目標物料；編碼原則如此設(shè)計，可以最大限度的滿足用戶查詢、快速錄入的需要。提高工作效率50%以上。 信息系統(tǒng)還有一個特點，就是能做到信息一次錄入，平臺與協(xié)作團隊共享，對于企業(yè)原來在手工編碼中積累起來的編碼規(guī)范，可以加以利用，如規(guī)范物品規(guī)格、目錄冊項或者描述規(guī)定，并記入信息系統(tǒng)，既滿足了編碼與規(guī)則修撰的頻次與工作量，也提高工作效率。 二、應考慮可擴展性的需要 編碼原則的制定應能考慮公司5-10年內(nèi)物料的變化趨勢。并且要對不同的情況留有一定的余地。例如貼片物料的封裝，現(xiàn)在主要用的是0805，0603，可能以后會逐漸使用0402和0201的，那么在編碼原則中應當為這些物料留出余地。 三、多少有別，巧用“其他”分類 在考慮到物料的分類過程中，有時候一個小類只有一個物料，甚至一個大類都只有一個物料，針對這種情況，若給其一個大類或小類編碼的話，給人一種占著茅坑不拉屎的感覺。我們在編碼時，沒有必要為這種罕見的物料進行專門的編碼。完全可以把這些罕見、少用的材料合并在一起，用其他類來表示。 一方面，可以減輕用戶記憶的壓力，畢竟要記住這些意義不大的字符，有點困難；另一方面，由于其物料比較少，而且不經(jīng)常用，把他們歸為一類，不會影響用戶的查詢效果。 利用其他分類，就給人一種“化腐朽為神奇”的感覺。企業(yè)若在物料編碼時，給每個種類的物料都編一個其他的分類，則，把一些常用的零件按其正常情況分類，把罕見的材料、不經(jīng)常用到的材料和很難分類的材料，都合并到其他類中，可以減少用戶很多的工作量，并且使用效果不會受到影響，事半功倍，何樂而不為呢？ 四、變動屬性不應納入編號 有些資料之某項屬性如果在未來有可能發(fā)生變動，則絕不可將該屬性納入編號中。否則，一旦發(fā)生變動時，是否要修改編號將會成為十分困擾的抉擇。例如物品的規(guī)格參數(shù)，責任部門，其它如客戶所屬之責任區(qū)，業(yè)務員的所屬區(qū)域...等等皆是如此。正確的方法，應將這些屬性另設(shè)獨立的欄位表達。 五、不要寄希望通過編碼信息反映物料的具體信息或全部信息 我們說的物料基本信息，一般包括兩部分內(nèi)容，一是物料的種類信息，如包裝材料還是零件；另外一種是物料的具體信息，如其規(guī)格、尺寸、顏色、供應商等等。我們在物料編碼中，要把種類信息納入其中，而對于物料的具體信息不應該納入其中。 有些用戶，喜歡把物料的供應商放入到編碼信息中去，如此的話，看到編碼就知道該下個哪個供應商。這看起來是蠻方便的，但是，實際上，會產(chǎn)生其他很多的錯誤。 如當該零件有多個供應商時，則會需要編寫多個編碼，供應商越多，編碼越多；其次，當該零件多個供應商沒有區(qū)別，每個客戶都可以使用時，則編寫B(tài)OM會遇到麻煩，不知道用哪種零件為好，雖然，可以指定一個供應商為默認的供應商，其他的作為替代件來解決，但是，這也與企業(yè)實際管理有點差異，替代件的話，永遠會只在被替代件無法滿足需求的情況下，才會考慮。而有是企業(yè)需要進行供應商之間的平衡，若如此編碼，ERP系統(tǒng)就無法滿足企業(yè)的需要。 可見，若把物料的具體信息放入到物料編碼信息中去，企業(yè)很可能會搬起石頭，砸自己的腳。一般情況下，只有客戶指定需要某個供應商的零件進行生產(chǎn)，才會考慮把這個供應商的信息放入到編碼中去（有時候，有些客戶會出于種種原因，如企業(yè)某個供應商是其子公司等原因，要求企業(yè)指定有某個供應商的零件），遇到這種情況，企業(yè)為了管理上的準確問題，可以把這些材料分離出來編一個新的料號，而不是將供應商信息編到物料編碼規(guī)則中。所以不要嘗試把供應商信息納入到物料的編碼規(guī)則中去。 物料的其他信息，如顏色、規(guī)格等，也如同上面的例子，一般也是不納入物料編碼的規(guī)則為好。 六、能用數(shù)定的不用字母，能用字母的不用漢字 打中文速度快，還是打英文速度快？當然是英文速度快。 打中文準確率高，還是打英文準確率高？當然是打英文準確率高。 中英文混輸快，還是光輸入英文或者中文速度快，并且準確呢？當然是后者快而準確。 較之數(shù)字小鍵盤，數(shù)字在速度和準確率方面又更勝一疇。 既然如此，我們?yōu)槭裁匆诰幋a中，加入幾個中文漢字呢？ 有些企業(yè)由于用戶的文化水平普遍不高，平時不怎么接觸英文，所以，在物料編碼時，他們希望通過利用中文來進行表示。這在實際工作中，非常的不方便。 查詢時我們要求的就是快而準確，若我們在輸入編碼時，非常的費時，而且容易出錯，那我們要物料編碼還有什么意義呢 ？ 七、在編碼信息中，避免使用特殊符號 編碼中盡可能不用-、#、*等這些無意義的符號（只是為了區(qū)分編碼的段，而沒有任何含義），因為這些符號不便于電腦輸入，而且會使編碼太長；如果使用字母和數(shù)字混和編碼時，應避免使用字母O、I、Z等字母，以免書寫時與0、1、2相混淆； 八、長短應適中 物料編碼不應該太長，若太長的話，一方面是不容易記憶，要用戶記住一長串沒有互相沒有聯(lián)系的字符，是一件痛苦的事情，我們千萬不要把痛苦強加在用戶身上，不然，到最后，他會加倍的還給他們。另一方面，進行輸入查詢也比較麻煩。 一般情況下，我們建議，編碼長度最好不要超過12位，若像身份證這樣18位的話，輸起來夠讓人頭疼的?！∧侨绾文軌蚴沟瞄L度不超過12位呢？用戶可以從如下幾個方面考慮： 1、在物料編碼中，編碼時，不要想把全部信息都納入其中。在之前文章中，筆者也強調(diào)過，在編碼時，只要考慮物料的大中小類即可，如此的話，12位已經(jīng)足夠使用；若把物料的顏色、尺寸、供應商等信息都包括進去的話，20位都不夠。 2、在物料編碼時，每一為都要仔細考慮，這時候不要怕被別人說小雞肚腸。在滿足擴展性要求的基礎(chǔ)上，位數(shù)越少越好，能夠7位解決的，就不要用8位。別看只差一位數(shù)字，要知道物料編碼在ERP各個功能中都要用到。根據(jù)有人統(tǒng)計，一個采購員用戶在修改采購單、庫存查詢、對帳等操作時，平均每天需要用到的物料編碼都是數(shù)以百計的，有的更達到千次的使用率，若這么累積下來，看看一天要多輸多少字符，若每個編碼都節(jié)省一個字符的話，一個月下來，可以節(jié)省多少時間。 3、可以為不同種類的物料設(shè)置不同的編碼長度。企業(yè)在設(shè)置物料編碼規(guī)則時，可以為不同的物料設(shè)置不同的長度，沒有必要為了統(tǒng)一而把一些無用的編碼加入其中。如企業(yè)某種物料的編碼至少要11碼，而有的物料只需要9碼，則為了追求統(tǒng)一，把這種物料的編碼加入兩位沒用的編碼，而達到11碼時，是沒有必要的。 4、同類產(chǎn)品編碼務求統(tǒng)一。對于同一種產(chǎn)品的編碼，長度最好一致，這主要是出現(xiàn)在流水碼的問題上。如把01簡寫成1等，這些做法不是很合適。因為若長度一致的話，可以一目了然的發(fā)現(xiàn)一些簡單的錯誤，如漏寫一碼等明顯錯誤。 九、應有防錯功能 各位對于身份證號碼應該都比較熟悉，如身份證號碼339005197805051818，18位為效驗位（識別碼），通過復雜公式算出，普遍采用計算機自動生成。所以，在編碼時，最好也能夠具有自動防錯功能。 1、能夠根據(jù)類別等信息，自動判斷物料編碼的生成是否符合規(guī)則。這一般都是根據(jù)系統(tǒng)的功能加以區(qū)分。如把一材料分為零件、鋼制品、螺絲大中小三類，分別為L、G、L代表，則人工輸入編碼后，系統(tǒng)就會幫助用戶判斷該材料的大中小類別分別是什么，提醒用戶輸入是否準確。 2、另外一種方法，就是根據(jù)身份證一樣，只要用戶按照前面的信息輸入相關(guān)的內(nèi)容，ERP系統(tǒng)就會根據(jù)某種算法，生成一個校驗碼，并依附在原由的編碼后面，以保證物料編碼的準確性。 ERP系統(tǒng)為什么要提供這個功能來保證物料編碼的準確性呢？為什么其他的內(nèi)容沒有這個功能呢？其實很簡單，因為他們都深刻了解物料編碼準確性，對于ERP系統(tǒng)來說，是多么的重要。 十、應容易記憶 物料編碼是用來做什么的？是用來幫助用戶快速的查找物料的，若用戶不知道該編碼代表什么產(chǎn)品、代表哪類產(chǎn)品，那物料編碼也就失去了其意義。 所以，物料編碼在編寫時，要考慮其如何才能快速被用戶了解并被他們接受。 利用英文字母或者拼音字母結(jié)合阿拉伯數(shù)字使用，即方便記憶、理解，輸入又比較方便。 十一、對于原先的編碼，若發(fā)現(xiàn)問題時，要堅決拋棄 在企業(yè)上ERP系統(tǒng)前，或多或少都有了自己的編碼體制。但是，這些編碼體制很多都是不符合信息化系統(tǒng)的要求的，或者說，不符合編碼的原則。如對于同一種物料，不同的供應商就按不同的編碼來管理；物料全部按流水號進行編寫，沒有分類，連最基本的原材料跟成品都沒有區(qū)分，難以記憶；而因為沒有通過信息化軟件進行管理，導致的問題就是無法保證現(xiàn)有的物料編碼都是準確的，如一物二碼、二物一碼的情況都存在，為此，企業(yè)要特別注意，即使企業(yè)已經(jīng)擁有編碼體系，對物料編碼也要進行一一梳理，一一核對其準確性。這么做，雖然比較花時間，但是，確是比較值得的。 更糟糕的是，在ERP實施時，他們不聽顧問的建議，對物料進行重新編碼；而認為重新編碼要花費太多的時間跟精力，沒有人愿意做這件事情，寧可讓這些錯誤存在，也不愿意花力氣去重新整理。 當這套編碼原封不動的用到ERP系統(tǒng)中后，結(jié)果就可以遇見了。最后沒辦法，只好全部返工，重新修改了編碼原則，并按新的編碼原則對物料進行編碼。 十二、兼容性 建立本公司的物料編碼與主要客戶、重要供應商的編碼的對照關(guān)系，可以自由查詢、對照；為EDI及供應鏈協(xié)同建立橋梁。 附錄： ERP供應商編碼的技巧總結(jié) 眾所周知，編碼是ERP項目實施準備的核心工程，其編碼是否合理，直接關(guān)系到ERP系統(tǒng)的使用效果?，F(xiàn)在對于物料編碼的文章，在GOOGLE里搜索一下，可以出來數(shù)千篇文章，已經(jīng)說的非常透徹了。我在這里也就不重復了。我在這里要說的是，一個經(jīng)常被大家忽略的一個角落，就是供應商的編碼。其實，供應商編碼也是非常重要的，其若編制的合理，對于提高供應商管理效率，是非常有幫助的。 我遇到不少的客戶，其對供應商編碼，大致有如下幾種編碼方式。 1、純流水碼 即對供應商不進行有意義的編碼，而只是按合作的先后順序，對其進行編碼。這類編碼，就沒有特殊的意義，用戶若要按編碼來查詢供應商信息的話，需要記住這些毫無意義的數(shù)字編碼，對于用戶來說，無疑是一個非常大的工程。而實際上，用戶一般只記得住經(jīng)常用到的供應商，一般能夠記住5家已經(jīng)不錯了。而要查詢剩余的供應商信息時，只能通過供應商名字來查詢了。如此是非常不方便的。 因為無論是在采購單，或者在應付帳款、庫存數(shù)據(jù)的查詢時，都可能要用到供應商編碼，如想查詢一下，某個供應商的采購訂單的未結(jié)案還有多少；或者想查詢一下，一個供應商的應付帳款有多少，當月要付他多少，等等，這都需要用到供應商編碼。若通過供應商名字去查詢的話，當然是很不方便的。特別是財務等不直接接觸供應商的人員，更加麻煩。我去客戶那邊調(diào)研的時候，有些用戶在電腦旁邊就貼著一張供應商代碼與供應商名字的對照表，需要查詢時，他們就先從對照表中找到供應商的數(shù)字編碼，然后，再在進銷存系統(tǒng)中查詢他們需要的數(shù)據(jù)，這非常的不方便。 2、拼音與阿拉伯字母結(jié)合 還有一種編碼方式，就是根據(jù)供應商名字的拼音字母結(jié)合阿拉伯數(shù)字來編碼，如蘇州紅帆電器有限公司，就編碼為HF01，福州鴻飛制品有限公司就編碼為HF02，也就是說，前面兩個拼音是他們字號的簡稱，后面兩個數(shù)字是流水碼。 這種編碼方式，比上一種編碼方式有了改進，用戶不用去記憶哪些沒有實際意義的數(shù)字編碼，而根據(jù)供應商的中文名字可以直接想到編碼，即使不記得后面的流水碼也沒有關(guān)系。如現(xiàn)在在開采購單時，要向福州鴻飛制品有限公司采購原材料，則只要在供應商欄位內(nèi)，輸入FH，系統(tǒng)就可以幫助用戶查出以FH開頭的供應商信息，然后用戶選擇一下就可以了。如此，用戶就不需要每次都去查詢那個對照表，速度快多了。 但是，這種編碼也是有點問題，如企業(yè)有委外生產(chǎn)的廠商，就比較麻煩。若用戶需要查看一下現(xiàn)在有多少委托加工的供應商，則無從查起，要一個個的統(tǒng)計；若對供應商還有類別管理的，如此編碼，也不是很合理，如想查詢一下PVC料的供應商有哪些，則很難做到這一點，或者通過供應商類別那里查詢，但是，又不是很方便，而且，也不是每個ERP軟件都支持這個功能。最好的話，就是一看到供應商編碼，就可以知道其供應商什么類型的材料。 可見，以上兩種編碼方式，或多或少都存在一些缺陷。我在ERP項目實施時，在供應商的編碼方面，一般會給用戶提一下建議，各位可以參考一下。 （1）委托加工商跟一般的供應商最好區(qū)別編號 委托加工商跟一般的供應商雖然看起來都是一樣，可能都是采購部門在管理，但是，在實際處理上，有比較大的區(qū)別，如在會計處理上，就有不少的差異。所以，為了在后續(xù)的管理中，把認為的修改量降低到最小，最好在編碼中，有所區(qū)別。 另外，這也有利于分類查詢。如我們在“拼音與阿拉伯字母結(jié)合”這個方案的基礎(chǔ)上，若是委托加工的，我們在其前面加上一個W字母，若是一般的供應商，則我們加上Y字母。如此，若我們想知道現(xiàn)在有哪些委托加工供應商時，只需要在查詢供應時，只需要輸入W，即可以查詢出所有符合條件的委托加工供應商，這就非常的方便。 （2）若有類別廠商考核者，同類廠商的編號要歸納于同區(qū)間 有的公司，要對供應商進行類別考核，如要考核所有PVC材料的供應商，要評價他們的交期是否能能夠滿足企業(yè)的需求，有哪些供應商老是出現(xiàn)拖延的情況；或者評價他們的質(zhì)量狀況，如哪些供應商的質(zhì)量問題比較多，經(jīng)常發(fā)生不良品退回的情況；或者成批調(diào)整PVC材料供應商的付款條件，要把全部的PVC供應商的付款周期從到貨后30天改為到貨后45天，則最好在編碼信息中，反映供應商提供材料的類別信息。 如現(xiàn)在有供應商“安徽飛紅有限公司”、“安徽萬大有限公司”提供包裝材料，分別編碼為BFH01與BWD01，其中，第一碼表示材料的類別包裝材料；后面是根據(jù)以上第二種方案編寫的編碼。此時，若企業(yè)用戶想統(tǒng)一更改包裝材料的付款條件，而不想更改其他材料供應商的付款條件或者雖然要改，但是改的結(jié)果不一致的時候，只要利用統(tǒng)一修改供應商付款條件功能，在這個窗口中，輸入字母B，就可以列出所有的包裝材料的供應商，然后選擇全選，輸入新的付款條件即可。若在供應商編碼中，沒有反映其原材料類別信息，則就無法這么方便的修改，而需要一個個的去選擇，才可以。 再如，若企業(yè)計劃在每年度的10月份對包裝材料的提供商進行考核，并在月底召開供應商會議進行檢討。若沒有按如上方式進行編碼，那用戶如何才能夠方便的找到包裝材料供應商的交貨情況、質(zhì)量情況、及其他需要的信息呢？用戶只有一個個去統(tǒng)計，或者先統(tǒng)計全部的供應商，然后再把包裝材料的供應商單獨COPY出來。但是，這些方法都比較麻煩。若在供應商編碼中，體現(xiàn)了原材料類別信息，則只需要在查詢時，選擇B，然后就可以列出所有包裝材料的供應商，然后按全選，選種所有的包裝材料供應商后，按導出供應商考核信息，就可以把相關(guān)信息導入到EXCEL中，如此，要方便的多。 （3）在以上兩個建議的基礎(chǔ)上，結(jié)合“拼音與阿拉伯字母結(jié)合”的編碼方式 拼音與阿拉伯字母結(jié)合這是一個不錯的編碼方式，若在這個編碼原則的基礎(chǔ)上，再把以上兩點內(nèi)容考慮進去，無疑，這個方案將更加完善。以上談到的“拼音與阿拉伯字母結(jié)合”方案的缺點，將被彌補。 我在項目實施的時候，一般就是按照這個編碼原則給其他客戶進行編碼。如某印務有限公司，編為BFH01，即第一碼B表示包裝材料提供商；第二三碼FH是供應商字號的拼音簡稱；最后兩碼數(shù)字，表示流水碼。若企業(yè)有委托供應商的話，話委托供應商的信息也加入進去。當然，當企業(yè)的供應商比較少或者不需要進行類別考核時，就不需要要原材料類別碼了，要了反而有畫蛇添足的嫌疑了。這種編碼方式，我的客戶是百試不爽呀，不相信，你就試試看哦，不會讓你失望的。 閱讀原文：原文鏈接 點晴模切ERP更多信息：http://moqie.clicksun.cn，聯(lián)系電話：4001861886 該文章在 2025/9/4 12:53:49 編輯過 |
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